Google Data Studio ตั้งค่าการส่งรีพอร์ทแบบอัตโนมัติได้นะ พร้อมวิธีทำ

สำหรับคนที่สร้างรีพอร์ทบน Google Data Studio การดู หรือแก้ไขรีพอร์ทด้วยตัวเองก็เป็นเรื่องปกติอยู่แล้ว แต่ถ้าให้ลองนึกภาพว่า ถ้าเราต้องส่งรีพอร์ทชิ้นนี้ให้หัวหน้า หรือผู้บริหารดู กว่าเราจะ Export ออกมาเป็นไฟล์ PDF กว่าจะส่งอีเมลออกไป ก็ใช้เวลาเหมือนกัน แต่ปัญหานี้จะหมดไปเมื่อใช้ฟีเจอร์ Schedule email delivery เพราะมันจะส่งรีพอร์ทที่สร้างไว้เข้าอีเมลเรา และอีเมลอื่น(ที่เราต้องการให้ดู) โดยอัตโนมัติ รวมถึงตั้งเวลา และวันได้อีกด้วย

ส่วนใครที่อยากไม่รู้ว่าเครื่องมือนี้มีข้อดียังไง ทำไมนักการตลาดดิจิทัลในช่วงปี 2020 หันมาใช้กันมากขึ้น ลองอ่านวิธีทำเบื้องต้นได้ที่นี่ Google Data Studio > วิธีทำ Automated Report

วิธีตั้งค่าส่ง รีพอร์ท Google Data Studio เข้าอีเมลแบบอัตโนมัติ

1.ไปที่มุมขวาบน ให้คลิกที่ปุ่มสามเหลี่ยมที่ติดกับปุ่ม Share+ ตามภาพ > เลือก Schedule email delivery

2. ทำการตั้งค่าต่างๆ ดังนี้
– Recipients ใส่อีเมลของคนที่เราจะส่งรีพอร์ทตัวนี้ให้ดู
– Start time ตั้งค่าวันที่เริ่มต้นส่งอีเมล และช่วงเวลาที่รีพอร์ทจะทำการส่ง
– Repeat สามารถตั้งค่าการส่งได้ ว่าจะเลือกให้ส่งรีพอร์ททุกวัน (Daily) / ส่งรายสัปดาห์ ทุกๆวันอาทิตย์ / ส่งอาทิตย์แรกของเดือน หรือจะ Custom กำหนช่วงวัน สัปดาห์ เดือน ส่วนเวลาก็ตามเวลาที่กำหนดใน Start time

3. กดที่ Schedule เพื่อเริ่มต้นการส่งตามที่กำหนด หรือกรณีต้องการแก้ไขข้อมูลให้คลิกที่ Edit Schedule

เพียงเท่านี้ระบบก็จะทำการส่งรีพอร์ทให้โดยอัตโนมัติตามที่เราตั้งค่าไว้ ขอบอกไว้อย่างหนึ่งว่าการส่งรีพอร์ทผ่านอีเมลด้วยวิธีนี้ไฟล์ที่ได้รับจะเป็นรูปแบบ .PDF ไม่สามารถแก้ไขข้อมูลในนั้นได้ แต่ในกรณีที่อยากจะเปลี่ยนแปลงรูปแบบ ข้อมูล หรือหน้าตาของตัวรีพอร์ท ให้เรากลับมาแก้ไขตัว รีพอร์ท Google Data Studio ตามปกติ และในการส่งอีเมลรอบถัดไป สิ่งที่เราแก้ไขในรีพอร์ท ก็จะทำการเปลี่ยนแปลงด้วยเช่นกัน

กรณีต้องการหยุดส่งรีพอร์ทแบบอัตโนมัติ

ไปที่มุมขวาบน ให้คลิกที่ปุ่มสามเหลี่ยมที่ติดกับปุ่ม Share+ ตามภาพ เลือก Schedule email delivery คลิกที่ปุ่มสามจุด เลือก Delete Schedule ระบบก็จะหยุดส่งรีพอร์ทโดยอัตโนมัติทันที

^ ^ ขอให้สนุกกับการใช้งานนะคะ